Cambiamenti nelle Modalità di Rimborso
di Daiana Scacchi
Dal 2025 sono state introdotte nuove modalità di rimborso delle trasferte aziendali con l’obiettivo di garantire maggiore tracciabilità dei pagamenti, ridurre l’uso del contante e semplificare i controlli fiscali. Viaggi, cene, alloggi e auto devono essere documentati e pagati principalmente con strumenti elettronici per mantenere le agevolazioni fiscali.
Le aziende possono continuare a utilizzare tre formule di rimborso, ognuna con implicazioni fiscali diverse:
- Rimborso forfettario: importo fisso giornaliero stabilito dall’azienda, senza necessità di giustificativi.
- Rimborso analitico: copre le spese effettivamente sostenute (vitto, alloggio, trasporti), documentate con scontrini o fatture.
- Formula mista: combina un’indennità fissa con il rimborso di alcune spese documentate.
La scelta del modello incide sulla tassazione; non tutti i rimborsi sono automaticamente esenti da imposte.
Chi utilizza la propria auto per motivi lavorativi può ricevere un rimborso chilometrico non tassato, calcolato secondo le tabelle ACI. È necessario che il viaggio sia autorizzato e documentato. Parcheggi e pedaggi autostradali sono rimborsabili senza tassazione se supportati da giustificativi chiari. Le novità del 2025 estendono l’esenzione anche agli spostamenti all’interno dello stesso comune della sede di lavoro.
L’aspetto centrale della riforma riguarda la tracciabilità dei pagamenti. Per godere delle agevolazioni fiscali, le spese devono essere saldate quasi esclusivamente con strumenti elettronici come carte di credito o debito, bonifici bancari o app di pagamento come Satispay o SumUp. L’uso del contante è limitato a casi specifici e comporta rischi fiscali oltre alla possibile perdita dell’esenzione fiscale.
L’obbligo di tracciabilità non si applica ai trasporti di linea come treni, autobus, aerei e navi che possono ancora essere pagati in contanti senza perdere il diritto al rimborso. Anche l’indennità chilometrica è esclusa dall’obbligo del pagamento tracciabile. Tuttavia, vitto, alloggio e servizi non di linea devono essere saldati elettronicamente per evitare che il rimborso diventi reddito imponibile.
I pagamenti sono considerati tracciabili se identificano chiaramente chi ha versato e chi ha ricevuto il denaro. Oltre alle carte tradizionali sono validi app autorizzate (Satispay, SumUp) così come PagoPA o bollettini postali; la prova può essere fornita tramite ricevute digitali o email confermative della transazione.